إجراءات الرقابة الداخلية على عمليات النقدية
اجراءات الرقابة عمليات النقدية:
نعلم أن حسابات النقدية تمثل أكبر سيولة داخل المؤسسة لهذا يجب إعطائها الأهمية و الحماية الكافية عند تصميم نظام الرقابة الداخلية و ذلك نظرا لتعرضها للاختلاس و سهولة التلاعب، والهدف من نظام الرقابة على عمليات النقدية يتلخص فيما يلي:
إن كافة المقبوضات قد حصلت في وقت استحقاقها.
صرف المبالغ المالية في حدود المصرح.
تسجيل كل المقبوضات و المدفوعات في سجلات خاصة بطريقة دقيقة.
التأكد من ضمان الحماية الكافية للأرصدة النقدية.
الالتزام بالسياسات الإدارية للمؤسسة و وسائل الرقابة الخاصة بالنقدية من خلال الأهداف المذكورة .
إجراءات الرقابة الداخلية على الحسابات النقدية
:يمكننا التميز بين نوعين من الرقابة على العمليات النقدية و هما:
الرقابة الداخلية على عمليات المقبوضات :
هناك عدة إجراءات للرقابة على المقبوضات نلخص أهمها في ما يلي:
- استلام المقبوضات يتم بواسطة موظفين مصرح لهم، حيث يقوم شخص غير أمين الصندوق بإعداد وصل الاستلام و يكون هذا الوصل موقع من طرف شخص مسؤول .
- استخراج الإيصالات لتحصيل المقبوضات و تكون هذه الإيصالات ذات أرقام متسلسلة.
- إثبات المقبوضات بالسجلات حيث يخصص سجل إثبات حركة نقدية، فالتسجيل في دفتر المقبوضات يسند إلى موظف غير أمين الصندوق أو المسؤول عن الترحيل و يجب أن لا تكون هناك تأخير في إثبات المقبوضات ثم ترحيلها الى حسابات خاصة .
- القيام بمقارنة بواسطة مسؤول عن أمين الصندوق، أين تتم المقارنة بين المبالغ الموجودة في البنك و المبالغ الموجودة في السجلات المحاسب.
الرقابة الداخلية على عمليات المدفوعات:
تستلزم الرقابة الفعالة على المدفوعات أن تتم هذه الأخيرة بموجب شيكات، أما المدفوعات الصغيرة فتكون عن طريق الخزينة الفرعية و تخضع هذه المدفوعات لإجراءات رقابية أهمها:
- التحقق من وجود تصريح بعملية الدفع من قبل شخص مسئول.
- اعتماد مستندات المدفوعات كمستندات دفع الأجور التي يقوم بإعدادها قسم المستخدمين ويعتمدها مديرهم.
- إجراءات الدفع بواسطة تحرير شيك بعد اعتماد مستندات الدفع بصافي القيمة و يجب أن لا تسند للموظفين المسئولين عن تحرير الشيكات مهمة مراجعة الدفع أو الاستلام المقبوضات.
- الإثبات في السجلات المحاسبية.
- إجراءات المقارنة بما تم تسجيله في السجلات المحاسبية و ما تم دفعه.
يتبين لنا أن المؤسسة إذا أرادت التحكم في حركة النقدية و حمايتها، عليها بالفصل في عمليات المدفوعات وعمليات المقبوضات، فمثلا الموظف الذي يتولى استلام وتوقيع الشيكات لا يجب أن يسند إليه مهام معينة مثل: دفع قيمة الشيكات او تحصيل قيمة الشيكات.
ملخص الفصل الأول
تعتبر الرقابة الداخلية نظاما لضبط الاداء وضمانا لتحقيق الاهداف ومن خلالها يضمن مجلس الادارة صحة وشرعية العمليات واهم مكوناتها بيئة الرقابة (الوعي وتوجهه مجلس الإدارة) وهو بمثابة المظلة لبقية المكونات وان اهم اجراءات الرقابة تلك المتعلقة بالنقدية ومن اهمها الفصل بين المسؤوليات الوظيفية وتطبيق الرقابة الحدية والرقابة المزدوجة والنقدية اكثر عرضه للاختلاسات وبالتالي التلاعب بالحسابات لتغطية الاختلاسات وان الرقابة الداخلية في تطور مستمر لمواكبة التغيرات في بيئة الاعمال.