المحاسبة في المستشفيات
مقدمة :
نظرا للتقدم المذهل يوما بعد يوم واتساع مجالات العمل مما أظهرت صعوبة متابعة أصحاب الأعمال لنتائج أعمالهم ......... وبالتالي أصبح من الضروري وجود المحاســـــــب المحترف والذي يملك الأدوات المالية اللازمة لإظهار النتائج السليمة والتي تساعد أصحاب الأعمال في أتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب .
ومن الحياة العملية ومن المقابلات مع كثير من المحاسبين المتقدمين للوظائــــــف المالية ظهر لنا أن الكثير من الجيل الحالي من المحاسبين يفتقر الي كثير من المقومــــــات التي تجعلة محاسب محترف يعتمد علية وذلك لأسباب كثيرة منها أن مايتحصل عليـــــــــــة الخريج الجامعي خلال سنوات الدراسة ماهي الأ قشور لايسمن ولا يغني من جــــــــوع كما يقول المثل العامي .
ومن هنا ظهرت فكرة تنظيم كورسات تكمل النقص لدي خريجي الكليات بصفـــــــة عامـــــــــــة والعاملين في المجال المالي بصفة خاصة وذلك لأعداد أجيال تستطيع القيـــــام بهذة المهمــــة الشاقة والخطيرة جــــدا وتستطيع سد أحتياجات السوق حيث أن المحاســب يقوم أما برفــــع المنشآه لأفضل مكانه أو العكس ولايغيب عن ذاكرتنا ماحـــــدث لبعــــــض الشركات الكبيرة مــــن انهيارات وصل في بعضها للأفلاس بسبب المديريين الماليين .
فأن هذا الكورس يساعد المتدرب علي التفكير السليم غيـــر النمطــــــي ويكســـــب المتدرب خلالة الثقة ليؤدي بالكفاءة المطلوبة مما يتيح أمامة مجالات العمل ويتيـــــــــح له سرعة الترقي للمستويات الأعلي .
ومن هذا المنطلق سيكون التركيز خلال هذا الكورس علي النواحي العملية وكيفيــة مقابلــة المشاكل المحاسبية حتي يكون مستعدا عمليا وفكريا لمواجهة هذه المشاكل وكيفية التغلب عليها بصورة صحيحة .
وهذا الكورس بما انه متخصص في محاسبة المستشفيات فيجب علي المتــــــدرب ( كحد ادني ان يكون حاصل علي كورس المحاسبة المالية ) ولذلك لن نهتم بعمل القيــــــود وتعريف الحسابات ..... الخ لآن كل ذلك الواجب درس في كورس المحاسبة المالية .
برنامج العمل في هذا الكورس سيكون كما يلي :
- نبذة عن نشاط المستشفيات والتعريف به مع شرح للأدارة المالية .
- نموذج لدليل حسابات مستشفي .
- شرح لكيفية اعداد النظام المالي لمستشفي مستندي ودفتري .
- كيفية اعداد ميزان المراجعة بالمجاميع والارصدة .
- اعداد القوائم المالية .
- هل يمكن استخدام نظام التكاليف في المستشفيات ؟
عند الدخول لآي مجال يجب علي المحاسب الكفء ان يدرس هذا المجال من جميـــــع جوانبة وليس المجال المحاسبي فقط وبالتالي هي بنا نفتح الباب لنشاهد هذا المجال عـــــن قرب
اولا نبذة عن نشاط المستشفيات والتعريف به
1 – مستشفيات هادفة للربح وهي مستشفيات القطاع الخاص .
2 – مستشفيات غير هادفة للربح وهي انواع مختلفة :
- مستشفيات حكومية مثل معهد السكر والحميات وهي مجانية تماما او بسعــــــر زهيـــــد ( العلاج الاقتصادي ) .
- مستشفيات التأمين الصحي وهي تقدم خدماتها في مقابل اشتراكات يدفعها المريـــــــــض بانتظام مثل مستشفي 6 اكتوبر .
- مستشفيات المؤسسات العلاجية في بعض المحافظات وتؤدي خدماتها بمقابل قد لايكـــون يوازي التكلفة .
- مستشفيات تابعة لبعض الشركات والهيئات مثل مستشفي السكة الحديد .
المستشفيات الجامعية وهي تتبع الجامعات مثل القصر العيني .
2 – قسم العمليات : يتألف قسم العمليات من غرف للعمليات وغرفة إنعاش مجهزة بأحدث المعدات لاستقبال الحالات الخطرة ويقوم فريق قسم الجراحة بإجراء العمليـــــــات التاليــــة ( علــي سبيل المثال ) :
الجراحة العامة و جراحة المنظار
جراحة الامراض النسائية و الثدي
جراحة العظم و جراحة و تنظير المفاصل
جراحة الكلى و المسالك البولية
جراحة العين
جراحة الأنف و الأذن و الحنجرة
جراحة الأعصاب و الدماغ
جراحة الشرايين
جراحة الفك و الوجه
جراحة الأسنان
جراحة تجميلية
3 – قسم الطب الداخلي : أهم الخدمات المقدمة في هذا القسم ( علي سبيل المثال ) :
- أمراض الجهاز الهضمي
- أمراض الرئة والحساسية
- أمراض الأعصاب
- أمراض الدم والسرطان
- أمراض الكلى والمسالك البولية
- أمراض الغدد الصماء والسكري
- أمراض المفاصل
- الأمراض المعدية
امراض الاذن والانف والحنجرة
أمراض الجهاز الهضمي
امراض الرئة و الحساسية
أمراض الأعصا ب
أمراض الكلى و المسالك البولية
أمراض الغدد الصماء و السكري
أمراض المفاصل
الأمراض المعدية
4 – قسم المختبر وبنك الدم : مجهز بأحدث التجهيزات الالكترونية والكمبيوتر بإشــــــراف أطباء أخصائيين .
يتألف قسم المختبر من : تحاليل الدم وكافة انواع الفحوصات المخبريــة ومختبر الانسجة
كما تحفظ جميع النتائج للفحوصات التي يجريها المختبر من خلال كمبيوتر لاستخراجهـــــا عند الطلب .
بنك الدم : يؤمن بنك الدم لمرضي المستشفي الدم وكافة مشتقاتة .
5 – قسم الاشعة : يجهز هذا القسم بمجموعة من المعدات الحديثة في مجال التصويـــــــــر الطبقـي والمحوري ويدير هذا القسم فريق من الأطباء والفنيين المتخصصين واهـــــــــــــم الخدمات التي يقدمها هذا القسم :
التصوير بالرنين المغنطيسي ( البطن والحوض والغدد ... الخ ) والتصــــــوير الطبقــــــــي المحوري .
تصوير ملون بالموجات الصوتية للقلب و الشرايين
التصوير الشعاعي العام
تصوير الفكين و الأسنان
تصوير الثدي
6 – الخدمات التشخيصية والعيادات الخارجية : وتضم
- تنظير الجهاز الهضمي بواسطة التلفزيون، المعدة والاثني عشرية، المصـران الغليـــــــظ مجاري الكبد والبنكرياس، الجهاز التنفسي .
- المسالك البولية والمثانة
- المفاصل
- تخطيط قلب عادي وبالجهد
- مركز تفتيت الحصي في الكلي والمسالك البولية .
- مركز تخطيط الدماغ والأعصاب والعضلات .
7 – قسم التعقيم : يزود بأحدث الأجهزة للتعقيم بالحرارة والغاز للوصول إلى أعلــــــــــى مستــوى من الأمان في استخدام المعدات الطبية . ويتولى إدارة هذا القسم مجموعة مـــن الفنيين .الذيـــن يشرفون باستمرار على عمل تلك المعدات ، من خلال زرع عينات تأخـــذ بشكل عشوائي مــن المعدات المعقمة .
8 – الصيدلية : تؤمن الدواء والمستلزمات الطبية للمرضى على مدار الساعة وهــــــــــي تحتـــوي على كافة الأدوية التي قد يحتاجها المريض . كذلك تقوم الصيدلية بمراقبــــــــــة مخزون الأدويــــة والمستلزمات الطبية للمستشفى ( تاريخ صلاحيتها وطريقة تخزينهــــا وغيرها ... ) .
9 – شئون الموظفين : يهتم هذا القسم بعملية التوظيف وبمتابعة أمور الموظفيــــــــــــن وتنظيـــــــــم عملهم وحل مشاكلهم . كذلك يقوم هذا القسم بعملية الإشراف علــــى تدريب وتأهيل الموظفيـــن في المستشفى لرفع مستواهم العلمي وتحسين نوعية الخدمات.
10 – الادارة المالية : يدير هذه الادارة مدير من ذوي الاختصاص والخبرة المناسبــــــــة و يهتــم القسم بعملية إعداد وتحضير الموازنة وحل المشاكل المالية ومتابعة الأمــــــــــور المالية مع البنوك والمؤسسات الضامنة والمحافظة علي اصول المستشفي .. هذا وتشرف الادارة الماليه على: مكتب الدخـول - محاسبة المرضــى - المحاسبة العامة – الصندوق .
11 – ادارة الصيانة العامة والطبية : يترأس القسم مهندس أدوات طبية متواجـــــــد بشكل دائـــــم في المستشفى للقيام بأعمال الصيانة وإصلاح الأعطال المفاجئة في المعدات الطبية الموجودة كما انه يشرف ويراقب تنفيذ العقود مع الشركات التي تتولى صيانــــــــــة بعض التجهيزات الطبية بالإضافة إلى فريق من الفنيين الذين يتولون عمليات الصيانة فـــي كامل أقسام المستشفى .
12 – قسم السجلات الطبية : يشرف على هذا القسم موظفين من ذوي الخبرة في مجـــــال حفظ وأرشفة الملفات الطبية.
يتولى هذا القسم عملية تنظيم وحفظ السجلات الطبية للمرضى وفــــــق معايير تضمــــــــن سرعــــــة الحصول على المعلومات والحفاظ عليها لفترات طويلة.
كما يتم حفظ تلك الملفات على جهاز الكمبيوتر
13 – قسم مراقبة العدوي : يتولى الإشراف على القسم موظف متخصص فـــــي مراقبــــة ومكافحة العدوى . يهتم القسم بمراقبة تطبيق المعايير العالمية اثناء العمل بما يضمن منــع حدوث العدوى بين المرضى وبين المرضى والموظفين في المستشفى وذلك من خـــــــــلال المراقبة المستمرة حيث يقوم القسم بعمليات الزرع المستمر لعينات تأخذ من أماكن مختلفة في المستشفى .
كما يتولى القسم عملية التدريب والتثقيف المستمر للمرضى والموظفين والاطباء
ن خلال المنشورات والمحاضرات الدورية التي تجري في المستشفى .
14 – ادارة المعلومات : ترتبط الأقسام في المستشفى بشبكة اتصــال داخليـــــــة بواسطــة الكمبيوتر لتسهيل وتسريع عملية نقل وتبادل المعلومات الطبية بين جميع الأقســـــام بحيث يصبح من الممكن الإطلاع على نتائج الفحوصات والتحاليل المخبرية وتقارير قسم الأشعــة ومن أي قسم بواسطة الكمبيوتر . كما يجب ان يمتلك المستشفى برنامج محاسبة يصـــــــل أقسام الإدارة المالية بعضها ببعض .
يدير القسم مهندس كمبيوتر من ذوي الخبرة يقوم بحل المشاكل اليومية التي قد تطرأ علـى الشبكة والأجهزة بالإضافة إلى حفظ المعلومات ويعمل على تطوير المستشفى معلوماتيـــــاً وتصحيح الأداء وإعطائه السرعة الكافية من اجل إنجاز المعاملات وتسهيل الخدمــــــــــات المتعلقة بالمرضى والموظفين .. كما يتم التواصل مع الأقسام والوقوف على متطلباتهـــــم من اجل الاطلاع على مشاكلهم واقتراحاتهم وتطويرها لهدف ميكنة وتسريع انجاز العمــــل بالكفاءة العالية وأرشفة كافة المعلومات المتعلقة بالمرضى والموظفين وللحصول علـــــــى البيانات المالية والإحصاءات المختلفة والدقيقة التي تعطي ادارة المستشفــــــــــى والإدارة الطبية المعطيات التي يصار على أساسها إلى وضع خططا استراتيجية قريبة وبعيدة الأجــل ويستطيع اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
15 – قسم التغذية : يشرف على القسم أخصائية تغذية حيث تقوم بالإشراف علـــــى عملية وضع البرامج الغذائية لمرضى المستشفى كل حسب حالته الصحية . بالإضافـــــــة إلـــــــى الإشـراف على حفظ وتخزين المواد الغذائية من خضار وفاكهة ولحوم وغيرها ... وتحضير المأكولات يحتوي قسم التغذية على مطبخ حديث يقدم الوجبات الغذائية إلى المرضـــــى في المستشفى كــلا حسب حالته الصحية .
16 – قسم التمريض : يتألف قسم التمريض من جهاز تمريضي يتوزع على كافة الأقســام لتقديم الخدمات التمريضية على مدار الساعة .يخضع الفريق التمريضي في المستشفـــــــى لدورات تدريبية بشكل مستمر وذلك من أجل مواكبة ومتابعة المستجدات في هذا المجـــــال
كما يقوم الفريق التمريضي بتثقيف المرضى ويخضع أفرادها بشكل دائم للسياسات الخاصة بالتعامل مع المرضى والتي تعمل على الحد من انتشار الأمراض والأوبئة من اجل حمايــــة المرضى والحفاظ على حالتهم الصحية .
17 – الادارة الطبية : يتبع الإدارة الطبية جميع اللجان والاقسام الطبية.
وأهم اهداف الإدارة الطبية :
السهر على تأمين العناية الطبيية الضرورية والصحيحة للمرضى.
مواكبة أطباء المستشفى لناحية متابعة التحصيل العلمي الجديد , وما يشمله مــــــن معدات طبية .
السهر على تأمين افضل العلاقات بين ادارة المستشفى والاطباء
18 – قسم العناية الفائقة ( الانعاش ) : تضم اسرة مجهزة بافضل التقنيـــات الحديثــــــــة بالاضافة الى طاقم طبي وتمريضي مختص والذي يؤمن تغطية كاملة على مدار اربعـــــــــة وعشــــــــرون ساعة للحالات الحرجة والتي تحتاج الي عناية خاصة او متابعة خاصة .
19 – قسم الخدمات المعونة : ويضم العمال والعاملات والتمرجية للخدمات .
20 – قسم الامن : ويضم مسئولي الامن للحفاظ علي امن وسلامة المستشفي .
وننتهي الي مجالنا ومحور اهتمامنا وهي الادارة المالية فمهامها هي :
- القيام بكافة الإعمال الحسابية من ارتباط وصرف مستحقات وامســاك السجلات الحسابية حسب التعليمات والأنظمة واللوائح المعمول بها
- تنفيذ الأنظمة واللوائح المالية والتحقق من سلامة الإجراءات الماليــة بصفة عامة
- متابعة حركة البنود وإجراء المراجعة الدورية على المنصرف والمتبقي واقتراح تعزيز البنود المتوقع حدوث عجز فيها
- تولي إجراءات التحصيل وإجراءات الصرف
- توفير السيولة النقدية لصندوق المستشفى والقيام بإعمال الجرد الدوري للصندوق واعداد المحاضر الخاصة بذلك
- مراجعة و استكمال المستندات والوثائق والإجراءات اللازمة لصرف المبالغ على بنود الباب الثاني والثالث والرابع والقيام بأعمال التدقيق والمراجعة الحسابية قبل الصرف وبعده
- تدقيق ومراجعة مستندات صرف استحقاقات العاملين بالمستشفى
- استلام كافة إيرادات المستشفى وامساك السجلات الخاصة بذلك لاستكمال إجراءات أوامر القبض والقيام بإيداع الإيرادات واستكمال إجراءات شعارات الإيرادات حسب التعليمات المالية بالمتابعة مع الجهات المختصة
- الرد على الاستفسارات الواردة للمستشفى من الإدارات المختصة
- إعداد كافة التقارير والبيانات المالية حسب الأنظمة واللوائح والتعليمات
- التأكد من أن جميع القرارات التي تترتب عليها مصروفات مالية هي في حدود الصلاحيات الإدارية والمالية
- تولي أمانة الإشراف على أعمال الصندوق وحفظ الأموال واتخاذ كافة الإجراءات والاحتياطات اللازمة لذلك
- الرفع للجهات المختصة بجميع احتياجات المستشفى من أجهزة ومستلزمات طبية ومخبرية وأدوية لجهات المعنية بالمنطقة والوزارة بعد أن يتم تدقيقها والتأكد من سلامة الإجراءات النظامية
- الاشتراك مع الجهة المختصة للقيام بكافة الأعمال المتعلقة بمحاسبة التكاليف بالمستشفى وتشمل دراسة واعداد التقارير الدورية بهذا الشأن وحساب تكاليف التشغيل
- القيام بإعمال الشراء المباشر لتأمين احتياجات المستشفى من المواد والمعدات والأجهزة بالكميات والنوعيات المحددة في الوقت المحدد وبالسعر المناسب وتطبيق جميع الإجراءات المطلوبة حسب النظام
- استكمال كافة الإجراءات والمستندات والوثائق المتعلقة بالمشتريات وصرف المستحقات لاصحابها
- الاشتراك في لجنة بيع الفائض من المخزون والرجيع والتأكد من اتباع الإجراءات النظامية للبيع بالمستشفى مع قسم التموين والمخازن
- إعداد ومراجعة وتدقيق المستخلصات الشهرية وفقاً للشروط والمواصفات التي تحكم هذه العقود
- الإشراف على المواقع الاستثمارية وفق الشروط والتعليمات المنظمة لهذا العمل
- الاشراف المالي على مركز الاعمال (المركز الطبي الخاص وتنفيذ الاجراءات المالية حسب التعليمات ) .
- إعداد الإجراءات الخاصة بأعمال القسم وفقاً للتنظيم المعتمد من المستشفى
- القيام باية مهام أخرى يستند للقسم من قبل إدارة المستشفى في حدود اختصاص القسم
- الاشتراك في اللجان الداخلية والخارجية الخاصة بفتح المظاريف والدراسات الفني
وبالتالي نتعرف علي اهم الاقسام في الادارة المالية :
1- قسم الحسابات العامة بأقسامها المختلفة :
والمختص بحسابات الذمم المدينة والدائنة وحسابات البنوك وتسويتها والرواتب ومستحقـــات الموظفين وحسابات الأصول الثابتة والمشاريع تحت التنفيذ وحسابـــــــات المصاريــــــــــف والإيرادات.
2- قسم حسابات المرضى :
والمختص بإصدار الفواتير النقدية والآجلة للمرضى المحجوزين في المستشفى مع تواجـــــد المحاسب على مدار الساعة.
3- قسم حسابات العملاء:
وهو القسم المختص بمتابعة ومراقبة وإعداد وتسوية الفواتير الآجلة للعملاء من شركـــــــات التأمين والشركات العامة الأخرى والمستشفيات والمستوصفات ذات العلاقة.
4- قسم التحصيل :
وهو القسم المختص بمتابعة تحصيل حقوق المستشفى لدى الغير.
5- قسم الموازنة والتكاليف :
وهو القسم المختص بعمل الموازنات التقديرية مع متابعة الأهداف والخطط الموضوعة للوصول إلى أفضل الخطط بأقل تكاليف ممكنة .
هذا بالاضافة الي الاقسام والادارات الاخري مثل المخازن والخزينة ... الخ .
وبعد تعرفنا عن قرب لأقسام المستشفي ثم تعرفنا علــي اقسام الادارة الماليــــــه فيجب علينا التعرف علي المصطلحات المستخدمة :
مجموعة الاموال المقيدة : هي التي تستخدم للمحاسبة عن الموارد التي يقيد مقدموهــــــــا استخدامها في اغراض محددة ومنها :
أ – الاموال المخصصة لغرض معين ( اغراض تشغيلية محددة )
ب – اموال الاحلال والتوسعات ( الانفاق علي اقتناء واحلال الاصول الثابته )
ج – الاموال الموقوفة ( اشتراط مقدمها علي ابقائها علي اصلها بشكل دائم او لأجل محدد
مجموعة الاموال غير المقيدة : هي التي تستخدمها ادارة المستشفي للمحاسبــــــــة عـــــن العمليات التي تقع ضمن اختصاصتها مثل الاصول الراسمالية والديون طويلة الاجل .... الخ
الايرادات بالمستشفي تنقسم الي :
ايرادات خدمة المرضي مثل : غرفة العمليات والمختبرات والصيدلية والتخدير .... الخ
الايرادات التشغيلية الاخري مثل : برامج ودورات علمية ونسخ التقارير ..... الخ
ايرادات غير تشغيلية مثل : اموال الهدايا والتبرعات وبيع الاصول .... الخ