طرق اختلاس النقدية وكيف يتم اكتشافها من قبل مراجع الحسابات
طرق اختلاس النقدية وكيف يتم اكتشافها من قبل مراجع الحسابات
اختلاس النقدية وكيف يتم اكتشافها من قبل مراجع الحسابات
كيف يمكن اختلاس النقدية . وكيف يتم اكتشاف ذلك من قبل مراجع الحسابات ؟؟
اختلاس النقدية Misappropriation Of Cash)
يتم اختلاس النقدية بعدة طرق منها :
•اختلاس قيمة مبيعات نقدية .
•اختلاس تحصيلات العملاء .
•إثبات فواتير شراء صورية .
•التلاعب في الأجور و الرواتب .
•تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية.
وفيما يلي شرح موجز لصور هذه الاختلاسات كما يلي :
-اختلاس قيمة مبيعات نقدية :
ويكتشف المراجع هذا الاختلاس عن طريق الإجراءات التالية :
1.مطابقة الملخصات التي يعدها عمال البيع بالملخصات التي يعدها أمين الخزينة.
2.وخوفاً من وجود احتمال للتواطؤ بين عمال البيع و أمين الخزينة ، يجب الاحتفاظ بسجلات للعهد الموجودة لدى كل بائع حيث تثبت فيها قيمة البضاعة المسلمة لهم بسعر البيع ويخصم منها قيمة مبيعاتها ، ويكون الباقي عبارة عن قيمة رصيد البضاعة الموجودة لديهم ، وإذا تم الجرد الفعلي لتلك البضائع و تبين أن قيمتها أقل من رصيدها الظاهر بسجلات العهد دل ذلك على عجز في البضاعة ، وهذا بالطبع يمثل مقدار الاختلاس .
-اختلاس تحصيلات العملاء :
ويأخذ هذا الاختلاس صوراً عديدة منها :
1.إثبات المبلغ المختلس في شكل خصم مسموح به :
ويعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية و لا يورد لخزينة الوحدة و إنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين كما لو أن العميل منح خصماً مسموحاً به بقيمة ذلك الرصيد ، ويكتشف ذلك الاختلاس عن طريق فحص الشروط الخاصة بمنح الخصم المسموح به للعملاء، ومراجعة فواتير البيع التي تتضمن خصماً ، والتأكد من اعتماد الخصم المسموح به المقيد بالدفاتر من قبل المختصين في الوحدة
2.إثبات المبلغ المختلس في شكل دين معدوم :
ويعني ذلك أن المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الوحدة وإنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد أعتبر ديناً معدوماً ، ويستطيع الفاحص اكتشاف هذا الاختلاس بإتباع ما يلي :
أ-التأكد من أن جميع الديون التي أعدمت و استبعدت من حسابات العملاء قد اعتمدت من الجهات المختصة .
ب-التحقق من سلامة و قانونية إعدام تلك الديون .
3.إثبات المبلغ المختلس في شكل مردودات مبيعات صورية :
يعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الوحدة وإنما يختلس و يسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد قام برد البضاعة له إلى الوحدة ، ويستطيع الفاحص اكتشاف هذا الاختلاس بإتباع ما يلي :
أ-تدقيق الإشعارات الدائنة التي تحررها المنشأة وترسلها للعملاء مع ما قيد بدفتر يومية مردودات المبيعات .
ب-تدقيق بعض الإشعارات الدائنة مع ما قيد بسجلات البضاعة الواردة وسجلات المخازن للتأكد من ورود البضاعة المرتدة فعلاً و دخولها في حيازة الوحدة
4.إستخدام تجزئة الدفعات لتسوية تحصيلات العملاء المختلسة :
وهنا يلجأ المختلس إلى سداد الرصيد المستحق على أحد العملاء الذين تم اختلاس تسديداتهم عن طريق استخدام المبالغ المحصلة من عملاء آخرين ، وتستمر هذه العملية بصورة متكررة ويستطيع الفاحص اكتشاف هذا الاختلاس بإتباع ما يلي :
أ-بفرض أن جميع المتحصلات النقدية أو الشيكات تودع بالبنك ، يقوم الفاحص بمراجعة تسديدات العملاء على الإيداعات بالبنك كما هي واردة في كشف حساب البنك ، مع التأكد من تطابق التواريخ و المبالغ المسددة من العملاء مع المبالغ المودعة بالبنك .
ب-فحص حسابات المدينين و ملاحظة الأرصدة المتأخر سدادها و التغيرات التي طرأت على طريقة السداد .
ج-إرسال المصادقات إلى العملاء بأرصدة حساباتهم لدى الوحدة ويطلب منها إرسال موافقتهم أو عدم موافقتهم إلى المدقق مباشرة .
-إثبات فواتير شراء صورية :
حين يحدث تواطؤ بين موظفي الوحدة وبين أحد الموردين فإن اختلاس النقدية في هذه الحالة يتم عن طريق إثبات فواتير شراء صورية أو بمبالغ أكثر من قيمة البضاعة المستلمة منهم ، أو قيد فواتير الشراء مرتين ، ويترتب على العمليات السابقة ظهور حساب المورد بأعلى من حقيقته وعند سداد حسابه يختلس الفرق ، ويمكن اكتشاف هذ الاختلاس من خلال الإجراءات التالية :
أ-التأكد من اعتماد عملية الشراء من الموظف المختص .
ب-الاطلاع على فاتورة الشراء و مطابقة ما ورد بها بما قيد بدفتر النقدية تحت خانة المشتريات النقدية .
ج-التأكد من ورود البضاعة المشتراة وذلك بالاطلاع على سجلات المخازن ودفتر البضاعة الواردة .
د-يجب أن يقوم الفاحص باعتبار بعض فواتير المشتريات مع أوامر و عقود الشراء وإذا كانت المشتريات تتم بطريقة المناقصة أو المزايدة فعليه أن يطلع على ملفات المناقصات أو المزايدات .
-التلاعب في الأجور :
يتم ذلك عن طريق إدراج أسماء عمال وهميين في كشوف الأجور أو باستخدام فئات أجر أعلى من الحقيقة و اختلاس المبالغ المقابلة ، ويكتشف هذا الاختلاس من خلال الإجراءات التالية :
أ- إجراء مطابقة بين بطاقات الحضور ( الدوام) أو كشوف تسجيل ساعات العمل وبين ما هو وارد بكشوف الاستحقاقات المختلفة .
ب-مطابقة الشيكات المسحوبة للأجور مع إجمالي كشوف الأجور والرواتب
ج-تدقيق بعض ملفات العمال للتأكد من صحة إجراءات التعيين و العلاوات و الاستقطاعات المختلفة
د-التأكد من وجود توقيع العامل أو ختمه على كشوف الأجور و الرواتب .
-تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية :
يمكن لمراجع الحسابات اكتشاف الاختلاسات المتعلقة بهذا البند عن طريق تدقيق مستندات الصرف مع ما هو مقيد بدفتر المصاريف النثرية بعد فحص المستندات نفسها ، والتأكد من صحتها شكلاً وموضوعاً .
وبالنسبة لبعض المصروفات النثرية الصغيرة التي لا توجد مستندات مؤيدة لها ، يجب على المراجع أن يحصل على اعتماد لها من الجهة المختصة ، وعلى الفاحص او المراجع قبل كل هذا جرد المتبقي من رصيد السلفة المستديمة و مطابقة الرصيد مع مستندات الصرف وأصل السلفة وعمل محضر بنتيجة الجرد .