مكونات النظام المحاسبي بالكمبيوتر القوائم والوظائف.مدونة المحاسب عبدالملك العبيدي

 مكونات النظام المحاسبي بالكمبيوتر القوائم والوظائف

هدف المقرر: زيادة مهارة الطالب الخاصة بتشغيل النظام المحاسبي بالكمبيوتر وذلك من خلال قيامه عمليا بتنفيذ العديد من العمليات المرتبطة بتهيئة النظام المحاسبي واعداد الدليل المحاسبي والعديد من العمليات المرتبطة  بالقيد المحاسبي والترحيل والاسترجاع والتعديل واستخراج التقارير المحاسبية

´      محتويات تطبيقات محاسبية بالكمبيوتر 1

1. مقدمة عن الكمبيوتر وطبيعة النظام المحاسبي بالكمبيوتر                          ساعة واحدة
2. مكونات النظام المحاسبي بالكمبيوتر – القوائم والوظائف                             ساعتين
3. ميكانيكية العمل المحاسبي من خلال النظام المحاسبي بالكمبيوتر
4. (المدخلات – التشغيل – المخرجات )                                                            ساعة واحدة
5. شروط تشغيل النظام المحاسبي (الرقابة الداخلية ) وتهيئة واعداد النظام                                    وتحديد صلاحيات الوصول للمستخدمين                                                        3 ساعات
6. اعداد الدليل المحاسبي للحسابات المالية والمخزون حسب                                                         طبيعة النشاط                                                                                                 ساعتين
7. ادخال الدليل المحاسبي الى النظام                                                            ساعتين
8. ادخال الدليل المحاسبي لنظام المخزون                                                        ساعة
9.  اجراء القيود المحاسبية (قيود اليومية –قيود الخزينة قيود البنك)              ساعتين
10. القيود المحاسبية للمخزون                                                                                                                  ساعتين

فترة تنفيذ المقرر 8 محاضرات باجمالي عدد 16 ساعة 

 ينقسم النظام المحاسبي الى عدة ابواب وهي كالاتي :

1. ادارة النظام .
2. ادارة الحسابات .
3. ادارة المخزون.
4. ادارة المشتريات 
5. ادارة المبيعات.

اولا إدارة النظام :

ماهي الفائدة من ادارة النظام؟ 

1. تفعيل وتنشيط بنود الأنظمة الأخرى (الإدارات ) حسب سياسة كل مؤسسة.
2. تحديد صلاحيات المستخدمين.
3. انشاء فروع جديدة من(1-999فرع.
4. الاقفالات الشهرية والسنوية

كيف تقوم بأنشاء مستخدم جديد في النظام ؟

• الذهاب الى ادارة النظام 
• الفروع ومن ثم الدخول الى نافذة الفروع المرتبة 
• تعمل عملية اضافة وتدخل السنة المالية والشهر
• تحدد رقم الفرع الجديد
• تقوم بكتابة اسم الفرع بالعربي والانجليزي وبقية التفاصيل
• ادخال بقية البيانات 
• اضغط عملية الحفظ

المتغيرات :

هذه البنود اختيارية وليست إجبارية , يتم اختيارها وفقا لطبيعة الشركة.

وهذه الخيارات  عند اختيارها منها ما تؤثر على إدارة المبيعات كـ ( تحديث النظام ) ومنها ما تؤثر على إدارة المخزون كـ ( تغير رموز المقاسات , بطاقة التأمين , الأسماء العلمية للأصناف , والأصناف البديلة), وسيتم التطرق لها عند التحدث عن تلك الإدارات

ادارة الحسابات (ادارة الاستاذ العام )

في حالة بدأنا العمل على نظام يمن سوفت فإن هناك مجموعة من المراحل علينا القيام بها قبل البدء بالعمل وتطبيق النظام ,هذه الخطوات هي:

1. تهيئة النظام واختيار المتغيرات المناسبة لطبيعة العمل.
2. إدخال المدخلات الأساسية , مثل : الأصول,......
3. عملية الترحيل.
4. ثم التقارير ومعرفة المخرجات.

بالنسبة لقائمة تهيئة النظام فهي تحتوي على عدة قوائم منها :

* المتغيرات:

توضح بنود العمليات المحاسبية حسب سياسة كل شركة ,وليس واجبا اختيارهم كاملا , وإنما نقوم باختيار البند الذي يتناسب مع طبيعة نشاط الشركة وطبيعة العمل المحاسبي والمالي والتجاري.

وسنقوم الأن باختيار اهم البنود والتي تخص بداية استخدامنا للنظام. وهم:

1. استخدام قيود تحت الانتظار:       

       أي يمكن حفظ قيد متزن أو غير متزن في القيود اليومية , ناتج عن انتهاء العمل ولكن لا يرحل  لأنه  غير متزن.

 / التعامل مع العملات الأجنبية           أي قادر على إضافة  عملة أجنبية.

عند اختيارها تكون بلون باهت           هذا يعني انه لا يمكن التراجع عن اختيارها  لأنها مرتبطة بعمليات أخرى.

3/ تحديد رتبة الحسابات الفرعية          أي تحديد الرتب الرئيسية والفرعية.

´      الرتبة الأخيرة هي الرتبة الفرعية.

´      مثلا: اذا كانت الرتب4 فإن الرتبة ال4 هي الحسابات الفرعية الذي تستخدم في عمليات الحسابات .

´      أما بقية البنود سيتم تناولها في الإدارات التي تؤثر عليها تلك البنود كـ ( استخدام قيمة الضريبة وتوزيع تسديدات الأقساط ,.. في إدارة المبيعات,. وهكذا

´      الفترات المحاسبية

´      توضح الفترة المالية التي بموجبه يتم تقييم نشاط  المنشأة

1. الإغلاق: يتم آليا للشهر الذي يتم فيه اكمال كافة القيود واقفال العمليات
2. الإقفال: وتكون اختياري من قبل المستخدم, وذلك في حال عدم العمل في ذلك الشهر لأي سبب من الأسباب.

 العملات :

في هذا الشاشة يتم تعريف النظام على العملة المحلية والعملات الأجنبية التي تتعامل بها المؤسسة .

وهذه انواع العملات التي سوف نقوم بترميزها وهي :

مجموعة الحسابات:

التعامل معها اختياريا حسب الحاجة لها, حيث نقوم بإنشاء مجموعات لربط الحسابات الموجودة في الدليل المحاسبي سواء كانت رئيسية أو فرعية .

مثل: م. عملاء تعز          م. عملاء عدن           م. عملاء صنعاء

مجموعة مراكز التكلفة :

التعامل معها اختياري ,حيث تسمى بمجموعة الربط بين مجموعات أو مشاريع بمركز تكلفة رئيسي .

تعد نظام رقابي           لأنها تقوم بالرقابة على المراكز الفرعية من خلال المجموعة التي تم ربطها .  مثل: م. تعز     م. عدن

 قيود اليومية 

•          حيث يتم تفعيل هذه الشاشة  من شاشة  المتغيرات          تعديل                استخدام أنواع الوثائق.

•          تستخدم هذه الشاشة  لأي قيد ليس لديه سند نقدي أو شيك.

تفيد هذه الشاشة         في استعراض التقارير حسب نوع الوثيقة.

انواع المستندات (انواع وثائق قيود اليومية )

• يومية عامة 
• خصومات 
• استحقاقات 
• اعتماد

اليومية العامة يستخم لقيد شراء وبيع  الاصول وقيود التسوية وقيود الاقفال 

الخصومات تستخدم لتسجيل القيود الخاصة بالخصم المكتسب والمسموح به

قيود الاستحقاق تستخدم لاثبات قيود الاستحقاق مثل المرتبات 

قيود الاعتماد تستخدم لاثبات قيود الاعتمادات المستندية الخاصة بالمشتريات الخارجية وسيتم التطرق له في ادارة المشتريات في باب خاص بادارة المشتريات وانواع المشتريات الخارجية والمحلية وسنوضح بأذن الله كيفية فتح الاعتمادات المستندية والاستيراد من الخارج 

ملاحظة عامة :

لتحديث النظام في حالة كان النظام بطئ ندخل الى ادارة النظام صيانة النظام تحديث النظام